Nueva Resolución 000196 de 2026: Cambios clave en la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales

El Ministerio de Salud y Protección Social expidió la Resolución 000196 del 04 de febrero de 2026, mediante la cual se modifica el Formulario Único de Afiliación y Reporte de Novedades al Sistema General de Riesgos Laborales (SGRL) y se deroga la Resolución 413 de 2025.

¿Qué busca la nueva Resolución?

• La norma actualiza el formulario obligatorio que empleadores, contratantes, independientes y ARL deben utilizar para:

• Afiliar trabajadores al SGRL.

• Reportar novedades.

• Clasificar el tipo de cotizante.

• Registrar actividad económica y clase de riesgo.

• Reportar modalidad de trabajo.

• La modificación responde a los cambios introducidos por la reforma laboral 2025 (Ley 2466 de 2025) y otras normas recientes.

  
  

Principales cambios que deben conocer las empresas

Nuevo formulario obligatorio:

• Se adopta un formulario actualizado con:

• Mayor detalle en la identificación del responsable de afiliación.

• Campos específicos según el tipo de afiliado.

• Nuevas categorías de cotizantes.

• Registro de modalidad de trabajo (presencial, teletrabajo, trabajo en casa).

• A partir de su vigencia, debe utilizarse exclusivamente este nuevo formato.

  
  

Nuevos tipos de afiliados incorporados

La Resolución amplía las categorías de afiliación, incluyendo:

• Promotores del Servicio Social para la Paz.

• Voluntarios en primera respuesta.

• Internos de medicina.

• Personas privadas de la libertad con actividad productiva.

• Conductores del servicio público.

• Trabajadores de segunda oportunidad.

• Independientes con ingresos iguales o superiores a 1 SMMLV.

Esto implica que las empresas deben revisar cuidadosamente la clasificación del cotizante, pues una mala categorización puede generar contingencias sancionatorias.

Mayor precisión en el reporte de novedades

Se detallan y organizan los tipos de novedades que pueden reportarse ante la ARL, entre ellas:

• Retiro.

• Incapacidad (origen común o laboral).

• Licencias.

• Suspensión.

• Modificación de datos.

• Cambio de centro de trabajo.

• Variación de actividad económica.

• Traslado de ARL.

El reporte ya no puede realizarse simultáneamente con la afiliación.

Impacto en el Ingreso Base de Cotización (IBC)

Se establecen reglas claras sobre:

• Límites mínimos y máximos del IBC.

• Particularidades según tipo de cotizante.

• Casos especiales como internos de medicina o voluntarios.

• Esto obliga a validar que el IBC reportado corresponda correctamente al tipo de vinculación y no genere su cotización.

  
  

Vigencia

La Resolución rige desde el 04 de febrero de 2026 y deroga expresamente la Resolución 413 de 2025.

¿Qué deben hacer los empleadores?

Si su empresa administra nómina, contratación o afiliaciones al sistema de seguridad social, es indispensable:

• Actualizar formatos internos.

• Capacitar al personal de talento humano.

• Verificar correcta clasificación de actividad económica y clase de riesgo (I a V).

• Ajustar procedimientos de reporte de novedades.

• Revisar afiliaciones de independientes y nuevas modalidades de trabajo.

  
  

Una afiliación incorrecta o una clasificación errada puede derivar en:

• Sanciones administrativas.

• Reclamaciones por falta de cobertura.

• Mayor exposición en accidentes laborales.

  
  

Conclusión jurídica

La Resolución 000196 de 2026 no es un simple cambio de formato. Representa una actualización estructural del esquema de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, alineada con la reforma laboral reciente y con nuevas realidades del mercado de trabajo. Las empresas que no ajusten sus procesos administrativos pueden enfrentar contingencias operativas y legales.

Descarga la Resolución 000196 de 2026.

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